Sistem Informasi Manajemen

Pada kesempatan kali ini saya akan membahas tentang Sistem Informasi Manajemen dalam Korespondensi Surat. Dengan rincian sebagai berikut :

a. Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama organisasi atau instuisi. 

Misalnya : Korespondensi adalah kegiatan saling berkirim surat oleh organisasi/instuisi dan atas nama orang pribadi.

b. Informasi adalah data yang telah diproses atau diolah sehingga memiliki arti tau mamfaat yang berguna.

Misalnya : Suatu perusahaan ingin berkomunikasi melaui surat untuk menyampaikan informasi baik yang bersifat umun maupun rahasia atau suatu tindakan.

c. Pengertian Manajemen :

    Sebagai Proses Manajemen adalah kegitan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara bersama-sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan yang sama.

- Sebagai Subyek Manajemen adalah orang (atau orang-orang) yang melaksanakan kegiatan tersebut.

- Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengelolaan data yang dikembangan dalam suatu sistem dengan maksud memberikan informasi yang bersifat intern dan ekstern kepada Manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan. 

Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengelolaan data yang dikembangan dalam suatu sistem dengan maksud memberikan informasi yang bersifat intern dan ekstern kepada Manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan. 

Seperti halnya di kantor Pusat Pelatihan Kerja Pengembangan Industri merupakan Instansi Pemerintahan yang di bawah pengawasan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigragsi yang menpunyai peranan penting dibidang  tenaga kerja.  Pada Kantor Pusat Pelatuhan Kerja Pengembangan Industri  surat merupakan sarana komunikasi dan informasi tertulis untuk untuk penyampaian  pesan dari instansi/individu yang mempunyai kepentingan tertentu untuk mencapai suatu tujuan.

Berikut  ini adalah bagan Surat Masuk di Pusat Pelatihan Kerja Pengembangan Industri :

Penjelasan :

1.Surat Masuk

2.Diterima oleh Staff Tata Usaha : Surat dibaca, dipahami dan dicatat pada buku agenda surat masuk

3.Surat Masuk dirangkum dalam kertas disposisi mencatat secara ringkas isi surat tersebut, misalnya tanggal diterimanya surat, nomor urut surat atau kode (yang terdapat di buku agenda surat masuk), asal surat, tanggal/no surat dibuat, perihal/isi ringkas surat, diberi cap tembusan kepada Ka. Sie Pelatihan, Ka. Sie Uji Kompetensi dan Ka. Sub Bagian Tata Usaha. Di surat masuknya diberikan pula cap penomoran dan tanggal surat agar memudahkan dalam pencarian surat dikemudian hari.

4.Surat tersebut diberikan kepada Ka. Sie Pelatihan untuk dibaca, dipahami dan disetujui dengan memberikan paraf pada kolom yang telah dicap di kertas disposisi 

5.Surat diberikan kepada Ka. Sie Uji Kompetensi untuk dibaca, dipahami dan disetujui dengan memberikan paraf pada kolom yang telah dicap di kertas disposisi

6.Surat diberikan kepada Ka. Sub. Bagian Tata Usaha untuk dibaca, dipahami dan disetujui dengan memberikan paraf pada kolom yang telah dicap di kertas disposisi. Tetapi apabila Surat Masuk tersebut tidak disetujui oleh Ka. Sub. Bagian Tata Usaha surat tersebut diberikan kepada Staff Bagian Tata Usaha untuk dijadikan Arsip.

7.Jika Surat Masuk disetujui dan diditanda tangani oleh Ka. Sub. Bagian Tata Usaha maka surat tersebut diberikan kepada Kepala PPKPI untuk ditandatangani dan memberikan keputusan atau kebijakan terhadap isi surat tersebut. Tetapi apabila tidak disetujui oleh Kepala PPKPI maka surat masuk tersebut akan diberikan kepada Staff Tata Usaha untuk dijadikan arsip.

Surat Masuk baik yang disetujui atau tidak disetujui oleh pihak yang mempunyai wewenang akan tetap dijadikan arsip dengan cara memfoto copy surat teresbut. Ini dilakukan sebagai bukti apabila dikemudian hari terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Pembahasan di atas adalah contoh kasus di tempat saya magang yaitu Pusat Pelatihan Kerja pengembangan Industri. Semoga tulisan saya bermamfaat, sekian pembahasan dari saya mohon maaf bila ada kesalahan, saran dan kritik dari anda yang saya tunggu untuk memperbaiki tulisan saya dikemudian hari. 

 J Terimakasih telah membaca tulisan saya, besok atau kapan-kapan baca lagi yaaa  J

Sumber : 

cahayawati.staff.gunadarma.ac.id

http://agungyeye.wordpress.com/2012/07/23/pengertian-korespondensi-dan-surat/